Criar Documentos de Transporte

✅ Passos a seguir

1. Aceder à Lista de Documentos

• Aceda ao menu lateral e selecione a opção Compras seguido de Transportes e depois do tipo de documento de transporte que pretende: Guias de Transporte, Notas de Devolução.

• Será apresentada a lista de documentos já existentes.

• Para criar um novo documento, clique no botão do canto inferior direito do ecrã:

  

É mostrado o ecrã Criar documento com os grupos Compras e o respetivo subgrupo (Guia de Transporte ou Nota de Devolução, consoante a sua escolha inicial) abertos.

• No final da linha, clique na seta virada para baixo, de forma a visualizar todas as séries disponíveis.

• Selecione a série que pretende usar (por exemplo, E0202).

• Será apresentado um ecrã com os campos essenciais para preencher os dados do documento.

2. Preencher Cabeçalho do Documento

No formulário de criação de cabeçalho do documento, deve indicar os seguintes elementos:

• Fornecedor – Selecione o fornecedor de quem pretende registar o documento. Use o símbolo abaixo para consultar a lista de fornecedores. Os dados são preenchidos automaticamente.

  

Caso se trate de um fornecedor indiferenciado (para o qual não tem conta corrente), use o ícone correspondente (terá de inserir o NIF manualmente):

• Data de Emissão – Por omissão, é sugerida a data atual, podendo ser ajustada (manualmente ou usando o calendário disponível).

Para criar o documento, clique no botão no canto inferior direito:

• Quando criar um documento certificado pela primeira vez, é mostrada a seguinte mensagem: “Aviso: Primeiro Documento Rascunho”

  Você está prestes a criar o primeiro documento. Ele será inicialmente um rascunho e poderá ser revisado e assinado posteriormente junto à Autoridade Tributária.”

• Para avançar clique no botão:

  

  Para cancelar o processo carregue no botão:

  

3. Preencher Dados do Documento de Compra

No formulário de criação de dados da compra, deve indicar os seguintes elementos:

• Produtos e Serviços – Adicione os produtos ou serviços adquiridos, através do botão:

  

  • Para cada linha tem de indicar:

    • Referência/EAN do artigo

    • Designação (é obtida automaticamente)

    • Quantidade

    • Valor unitário

    • Descontos

O IVA aplicável e a unidade são aplicados automaticamente.

Existem dados que são apenas de consulta:

• Resumos de Impostos

• Dados do Fornecedor

E outros que são modificáveis:

• Dados Financeiros - Faça referência a outro documento associado (exemplo: nota de encomenda), as condições de pagamento, a moeda a usar na transação.

• Transporte Carga - Indique os dados de carga da mercadoria. Se no local de carga selecionar "Manual", terá de preencher os campos manualmente, em qualquer uma das outras opções os campos são preenchidos automaticamente.

• Transporte Descarga - Indique os dados de descarga da mercadoria.

• Observações – Campo livre para observações adicionais que deseja incluir na fatura de compra.

• Certificação - Mostra os elementos relativos à certificação do documento, caso este seja fiscalmente relevante.

4. Gravar ou Comunicar o Documento de Transporte

Depois de preencher os campos necessários, tem as seguintes opções:

Guarda o documento como rascunho, sem a comunicar à AT.

Finaliza o documento e mostra uma mensagem de confirmação para a assinar e possibilitar o envio à Autoridade Tributária. Após gravar, pode imprimir ou gerar uma cópia da fatura em PDF.

Cancela todo o processo de criação do documento.

💡 Dicas úteis

• Caso o documento esteja associado a uma encomenda prévia, utilize a opção de regularização para evitar redigitação.

• Se o fornecedor tiver condições de pagamento predefinidas, estas serão aplicadas automaticamente, podendo ser ajustadas antes de guardar.

 

🛠️ Cuidados a ter

• Certifique-se de que seleciona o tipo de documento correto, pois este determina o impacto na contabilidade e no stock.

• Verifique a taxa de IVA para garantir que está de acordo com as regras fiscais em vigor para o fornecedor e tipo de produto.

• Antes de finalizar, confirme todos os valores e referências para evitar correções posteriores.