Criar Séries de Documentos

✅ Passos a seguir

1. Aceder ao menu de Configurações

• No canto superior direito do ecrã, carregue no ícone:

  

• Selecione a opção Documentos.

2. Criar uma nova série de Documentos

• Selecione a opção Séries de Documentos.

• Carregue no botão:

  

• No ecrã Criação de Série de Documento, preencha os campos:

📄 Identificação

• Nome singular – para identificação do documento, quer no ecrã, quer na impressão. Exemplo: Fatura, Fatura Simplificada, Nota de Crédito.

• Nome plural – para identificação do documento em mapas e listagens. Exemplo: Faturas, Faturas Simplificadas, Notas de Crédito.

• Tipo de função – grupo de documentos a que a série pertence: Vendas, Compras, Saídas, Encomendas de Clientes, Encomendas a Fornecedores.

• Armazém - Armazém a partir do qual serão efetuados os movimentos desta série.

• Série ID - identificação do tipo de série.

• Número inicial - definição do primeiro número da série de documentos.

• Data de início - data a partir da qual a série pode ser utilizada.

• Data de fim - data a partir da qual a série deixa de poder ser utilizada.

• Preço por defeito - tipo de preço a aplicar na série.

• Inativo - série não pode ser usada.

🧾 Fiscalidade

• Tipo SAF-T - classificação da série para efeitos de comunicação SAF-T. As opões disponíveis variam consoante o tipo de função selecionado no grupo anterior.

• Regime de IVA - tipo de IVA da série: nacional (incluído, não incluído), intracomunitário, extracomunitário.

• Zona fiscal - espaço fiscal da série: Continente, Açores, Madeira, Indiferenciado.

🧾 Emissão e impressão de documentos

• Número de cópias de impressão - define o número de cópias a imprimir do documento.

• Escolha o modelo que pretende utilizar na impressão - formulário de impressão a ser usado na impressão do documento. Pode escolher um de entre quatro opções que são facultadas.

• Imprimir documento sem valores - esta opção retira os valores que o documento possa conter, na impressão. Útil para documentos de transporte como, por exemplo, guias.

🧾 Regras de controlo da série

• Gera lançamentos pendentes - um documento pode servir de fornecedor de dados para outro documento, ou ser independente. No primeiro caso, todos os lançamentos efetuados serão marcados como 'pendentes', prontos a serem incorporados noutro documento.

• Movimenta stocks - todos os documentos destinados à saída efetiva de produtos devem ter esta opção ativa. Por exemplo, Faturas, Faturas Simplificadas, Notas de Crédito. Os documentos tipo encomenda, destinados unicamente ao transporte de mercadorias entre armazéns, ou que devem retornar ao stock (por exemplo, Guias de Transporte ou Faturas Proforma) não devem ter ativa esta opção.

• Requer quantidade - impede que os movimentos dos produtos tenham quantidade zero.

• Requer preço - impede que os produtos sejam movimentados com preço zero.

• Meios de pagamento - o documento movimenta meios monetários (pagamentos ou recebimentos).

• Cativa stock - esta opção “guarda” os artigos encomendados de modo a que as encomendas possam ser satisfeitas sem que exista risco de rotura nos stocks.

• Envia por email automaticamente - assim que o documento é finalizado, é enviado por e-mail um ficheiro do documento em formato PDF.

• Preço promocional -permite indicar qual o tipo de preço de venda a aplicar aos produtos entre as datas de promoção definidas.

• Data início promoção - permite definir a data a partir da qual o preço promocional é válido.

• Data fim promoção - permite definir até que data o preço promocional é válido.

🧾 Integração contabilista

• Série de conta corrente - permite associar códigos de conta corrente, de forma a ser possível gerir as contas correntes do cliente ou do fornecedor. Clique na lupa para selecionar o código de conta corrente. Caso não existam séries disponíveis para associar, terá de configurar uma nova série para poder continuar. Para tal, carregue no botão:

  

• O procedimento será efetuado de acordo com a Criação de Séries de Conta Corrente.

🧾 Versão fiscal

• Prefixo - indique o prefixo da série fiscal. Permite distinguir séries de documentos com a mesma descrição.

• Nome - nome da série fiscal.

• Propósito - selecione o propósito para o qual a série foi criada:

  • Documentos efetuados no ARTSOFT CLOUD

  • Documentos certificados recuperados por backup

  • Documentos certificados manuais em impressos de tipografia autorizada

• CAE - Código de Atividade Económica da empresa.

• Data de início - data a partir da qual a série pode começar a ser usada.

• Número inicial - número inicial da série.

• ATCUD - Código Único do Documento da série fiscal, obtido junto da Autoridade Tributária.

Campos obrigatórios

3. Gravar as definições

• Para manter as alterações no sistema clique no botão:

  

• Para não guardar as alterações no sistema clique no botão:

  

💡 Dicas úteis

• Utilize nomes de grupos claros e consistentes para facilitar a identificação rápida.

• Crie grupos por tipo de documento ou por departamento, conforme as necessidades da empresa.

• Revise periodicamente os grupos para eliminar duplicações ou ajustar categorias de acordo com alterações nos processos internos.

 

🛠️ Cuidados a ter

• Evite criar grupos excessivamente genéricos, pois podem dificultar a pesquisa de documentos.

• Certifique-se de que cada documento está associado ao grupo correto para evitar erros de categorização.

• Antes de alterar ou eliminar um grupo existente, verifique se existem documentos associados que podem ser afetados.