Criar Encomendas de Clientes

✅ Passos a seguir

1. Criar Encomenda

Para iniciar o processo de criação de uma encomenda:

• Aceda ao menu lateral e selecione a opção Faturação seguido de Documentos.

• Será apresentada a lista de documentos já existentes.

• Para criar um novo documento, clique no botão do canto inferior direito do ecrã:

  

É mostrado o ecrã Criar documento com os grupos disponíveis: Saídas, Vendas, Encomendas de Clientes.

• Abra as opções das Encomendas de Clientes e selecione a série que pretende usar: (por exemplo, Nota de Encomenda).

• Pressione o documento pretendido ou, no final da linha, clique na seta virada para baixo, de forma a visualizar todas as séries de encomendas de clientes disponíveis.

• Escolha a série pretendida.

• Será apresentado um ecrã com os campos essenciais para preencher os dados da encomenda de cliente.

2. Preencher Cabeçalho da Encomenda

No formulário de criação de cabeçalho da encomenda, deve indicar os seguintes elementos:

• Cliente – Selecione o cliente para quem pretende registar a encomenda. Use o símbolo abaixo para consultar a lista de clientes. Os dados são preenchidos automaticamente.

  

Caso se trate de um consumidor final, use o ícone correspondente (terá de inserir o NIF manualmente)

• Data de Emissão – Por omissão, é sugerida a data atual, podendo ser ajustada (manualmente ou usando o calendário disponível).

Para criar o documento, clique no botão no canto inferior direito:

• Quando criar um documento pela primeira vez, é mostrada a seguinte mensagem: “Aviso: Primeiro Documento Rascunho

  Você está prestes a criar o primeiro documento. Ele será inicialmente um rascunho e poderá ser revisado e assinado posteriormente junto à Autoridade Tributária.”

• Para avançar clique no botão:

  

  Para cancelar o processo carregue no botão:

  

3. Preencher Dados da Encomenda

No formulário de criação de dados da encomenda, deve indicar os seguintes elementos:

• Produtos e Serviços – Adicione os produtos ou serviços a encomendar, através do botão ➕. Para cada linha, tem de indicar:

  • Referência/EAN do artigo

  • Designação (é obtida automaticamente)

  • Quantidade

  • Preço unitário

  • Descontos

O IVA aplicável e a unidade são aplicados automaticamente.

Existem dados que são apenas de consulta:

• Resumos de Impostos

• Dados do Cliente

E outros que são modificáveis:

• Dados Financeiros - Faça referência a outro documento associado (exemplo: orçamento), as condições de pagamento, a moeda a usar na transação ou o vendedor a quem será atribuída a comissão.

• Transporte Carga - Indique os dados de carga da mercadoria. Se no local de carga selecionar "Manual", terá de preencher os campos manualmente, em qualquer uma das outras opções os campos são preenchidos automaticamente.

• Transporte Descarga - Indique os dados de descarga da mercadoria.

• Observações – Campo livre para observações adicionais que deseja incluir na encomenda.

4. Gravar ou Comunicar a Encomenda

Depois de preencher os campos necessários, tem as seguintes opções:

Guarda a fatura como rascunho, sem a comunicar à AT.

Finaliza a fatura e mostra uma mensagem de confirmação para a assinar e possibilitar o envio à Autoridade Tributária. Após gravar, pode imprimir ou gerar uma cópia da fatura em PDF.

Cancela todo o processo de criação da fatura.

💡 Dicas úteis

• Pode usar orçamentos como base para criar encomendas automaticamente.

• Através das configurações da grelha, pode adicionar ou remover colunas visíveis conforme as suas necessidades.

• A encomenda pode ficar em rascunho até estar pronta para finalização.

 

🛠️ Cuidados a ter

• Esquecer de selecionar o cliente antes de adicionar linhas de produtos.

• Indicar uma quantidade superior à disponibilidade em stock.

• Finalizar uma encomenda com dados incompletos, dificultando o processamento posterior.