Criar Agendamento de Documentos de Faturação

✅ Passos a seguir

1. Aceder à Lista de Agendamentos de Documentos de Faturação

• Aceda ao menu lateral e selecione a opção Faturação seguido de Faturação Automática.

• Será apresentada a lista de agendamentos de documentos de faturação já existentes.

• Para criar um novo agendamento, clique no botão:

  

• É mostrado o ecrã Criar Agendamento de Documentos de Faturação. 

2. Preencher Detalhes do Agendamento

Neste ecrã indique os seguintes elementos:

• Documento – Selecione o tipo de documento (fatura, nota de crédito, nota de débito, guia) para o qual pretende criar o agendamento. Para consultar a lista de documentos use o ícone:

  

  É aberto o ecrã Selecione um Documento . Do lado direito do ecrã poderá aplicar os filtros que pretende, usando o ícone:

  

  Use a coluna Campo para selecionar o campo sobre o qual pretende aplicar o filtro. Use a coluna Operador para indicar a operação de comparação a aplicar ao campo selecionado. As operações dependem do campo ser numérico (igual a, diferente de, maior do que, maior ou igual a, menor do que, menor ou igual a) ou alfanumérico (contém, não contém, começa por, termina com, igual a, diferente de). Use a coluna Valor para indicar o texto que pretende usar em conjunto com o operador.

Pode também configurar as colunas que pretende visualizar, clicando no ícone:

🔒 Colunas Fixas

Estas colunas são obrigatórias, assegurando a identificação mínima de cada documento e permanecem sempre visíveis, não podendo ser desativadas: Documento.

🧩 Campos Opcionais

Pode selecionar os seguintes campos adicionais para exibir na grelha, disponíveis na área Campos Opcionais: Tipo, Estado, Cliente, NIF, Data, Vencimento, Total Líquido, Total Documento.

Após definir as colunas pretendidas, para aplicar as alterações, clique em:

Se desejar repor a configuração original, clique em:

Para sair sem efetuar alterações, clique em:

• Descrição – Atribua uma descrição ao agendamento, para que possa reconhecer facilmente.

• Clientes – Indique os clientes para os quais serão gerados documentos de faturação. Os dados (nome e ID) são preenchidos automaticamente. Clique no botão:

  

  É aberto o ecrã Selecione um Documento . Do lado direito do ecrã poderá aplicar os filtros que pretende, usando o ícone:

  

  Use a coluna Campo para selecionar o campo sobre o qual pretende aplicar o filtro. Use a coluna Operador para indicar a operação de comparação a aplicar ao campo selecionado. As operações dependem do campo ser numérico (igual a, diferente de, maior do que, maior ou igual a, menor do que, menor ou igual a) ou alfanumérico (contém, não contém, começa por, termina com, igual a, diferente de). Use a coluna Valor para indicar o texto que pretende usar em conjunto com o operador.

Pode também configurar as colunas que pretende visualizar, clicando no ícone:

🔒 Colunas Fixas

Estas colunas são obrigatórias, assegurando a identificação mínima de cada documento e permanecem sempre visíveis, não podendo ser desativadas: Número, Nome.

🧩 Campos Opcionais

Pode selecionar os seguintes campos adicionais para exibir na grelha, disponíveis na área Campos Opcionais: NIF, Localidade, Email, Telefone, Estado.

Após definir as colunas pretendidas, para aplicar as alterações, clique em:

Se desejar repor a configuração original, clique em:

Para sair sem efetuar alterações, clique em:

• Periodicidade – Defina a periodicidade do agendamento da faturação automática (diário, semanal, mensal, anual). Indique também o intervalo de datas entre as quais a faturação automática será aplicada. Por fim, pode também indicar um fator a aplicar à periodicidade (exemplos: a cada 3 dias; num dia específico da semana e a cada 2 semanas; num dia específico do mês e a cada 3 meses; num dia específico do ano e a cada 4 anos).

• Regras – Escolha as regras a aplicar no agendamento (pode marcar várias em simultâneo):

  • enviar documentos por email

  • aplicar promoções em vigor

  • só cria se existir stock

3. Preencher Produtos e serviços

Por fim, terá de indicar os elementos referentes ao detalhe da fatura automática:

• Produtos e Serviços – Adicione os produtos ou serviços a faturar, através do botão ➕. Para cada linha, tem de indicar:

  • Referência/EAN do artigo

  • Descrição (é obtida automaticamente)

  • Quantidade

O preço unitário e o IVA são aplicados automaticamente.

Existem dados que são apenas de consulta:

• Resumos de Impostos

• Dados do Cliente

4. Guardar o agendamento

• Após preencher todos os campos que pretende, confirme as definições clicando em:

  

• Pode também cancelar o processo com o botão:

  

5. Ativar/Inativar um Agendamento

• Para poder usar um agendamento coloque o seu estado como ativo através do ícone:

  

• Para não ter um agendamento disponível coloque o seu estado como inativo através do ícone:

  

💡 Dicas úteis

• Utilize agendamentos para faturação recorrente (por exemplo: mensalidades, serviços de subscrição).

• Pode criar vários agendamentos para diferentes clientes ou tipos de documento.

🛠️ Cuidados a ter

• Confirme que todos os dados do documento estão corretos antes de agendar, para evitar a emissão de documentos errados.

• Verifique regularmente a lista de agendamentos ativos para garantir que continuam a ser necessários.

• Se houver alterações de preços, condições ou artigos, atualize o agendamento antes da data prevista de emissão.